Платёжный документ с банковскими реквизитами, номером и суммой прописью — то, по чему бухгалтерия клиента действительно отправит деньги. Сразу говорит и про чек: он обязателен и при переводе. DOCX и PDF.
Заполните форму — 21 поле, из них обязательных 3. Вы получите: документ в DOCX и PDF по кнопке. Платить и регистрироваться не нужно.
Счёт отправлен — когда деньги придут, отметьте их в учёте по заказу: сколько, когда и чем заплатил клиент. Деньги идут мимо нас, мы только помним.
В кабинете у каждого клиента отметки «договор подписан» и «оплачено столько-то» — чтобы не спрашивать «а он переводил?» у самого себя. Что входит и что будет платным →
Смета отвечает на вопрос «сколько это стоит», акт — «услуги оказаны». Счёт отвечает на третий вопрос, без которого деньги не приходят: куда платить. Компания не переведёт гонорар по скриншоту переписки — бухгалтерии нужен документ с номером, датой, банковскими реквизитами и суммой прописью. Этот конструктор собирает его за минуту.
Два файла: PDF — отправить как есть, DOCX — дописать строку руками перед отправкой. В обоих сверху стоит банковский блок (банк получателя, БИК, корреспондентский и расчётный счёт), ниже таблица позиций, итог, НДС и сумма прописью. Сумма прописью — не украшение: это защита от дорисованной цифры, и без неё счёт выглядит самодельным.
Сумма каждой строки — количество на цену. Итог — сумма строк. НДС считается двумя способами: «сверху» прибавляется к итогу, «в том числе» выделяется из него и итог не меняет. Самозанятые и ИП на УСН НДС не платят — оставьте ставку пустой, и в счёте встанет «Без налога (НДС)», как и положено. Галочка «в том числе» без выбранной ставки ничего не меняет.
Счёт говорит, за что и сколько; чек подтверждает сам расчёт, и одно другого не заменяет. Чек обязателен и при переводе, в том числе через СБП — это такой же расчёт (п. 2.2 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ). Штраф за невыданный чек — от четверти суммы расчёта, но не меньше 10 000 ₽. Самозанятый выбивает чек в приложении «Мой налог», ИП и организация — на кассе. Чеков мы не выдаём и ничем их не заменяем.
Платёжного QR-кода в счёте нет, страницы оплаты по ссылке — тоже. Причина простая: между вами и вашим клиентом мы не встаём. Клиент платит вам напрямую — по реквизитам из счёта, переводом или как вы с ним договорились.
Полученные деньги отмечайте у себя, в разделе «Учёт по заказу»: сколько, когда и чем заплатил клиент и сколько осталось до полной суммы. Оттуда они попадают в книгу доходов.
Может ли самозанятый выставлять счета? Да. Счёт — не налоговый документ, а предложение оплатить. После оплаты самозанятому нужно сформировать чек в приложении «Мой налог» — счёт его не заменяет, и перевод на карту от чека не освобождает.
Нужна ли печать? ИП и самозанятому — нет, достаточно подписи. Организации — по уставу.
Чем счёт отличается от сметы? Смета объясняет цену и обсуждается. Счёт цену уже не обсуждает — он просит перевести конкретную сумму на конкретный счёт.
Сколько дней действует счёт? Сколько укажете; по умолчанию 5. Срок дисциплинирует оплату и защищает вас, если цены изменились.
Сколько налога отложить с этой суммы? Ставку своего режима возьмите в калькуляторе налога — он считает налог и взносы за год, поэтому с одной суммы умножьте её на свою ставку, а годовой итог сверьте там же в декабре.
Счёт — третий шаг цепочки. Сначала смета показывает клиенту, из чего складывается цена, потом договор фиксирует условия, счёт говорит, куда платить, а акт приёма-передачи закрывает сделку. Когда деньги придут, отметьте их в учёте по заказу — оттуда они лягут в книгу доходов.
Общие вопросы — бесплатно ли это, что происходит с введёнными данными и файлами, какую силу имеют собранные документы — разобраны на странице «Частые вопросы»: раздел «Деньги и расчёты».