Платёжный документ с банковскими реквизитами, номером и суммой прописью — то, по чему бухгалтерия клиента действительно отправит деньги. DOCX и PDF.
Смета отвечает на вопрос «сколько это стоит», акт — «услуги оказаны». Счёт отвечает на третий вопрос, без которого деньги не приходят: куда платить. Компания не переведёт гонорар по скриншоту переписки — бухгалтерии нужен документ с номером, датой, банковскими реквизитами и суммой прописью. Этот конструктор собирает его за минуту.
Два файла: PDF — отправить как есть, DOCX — дописать строку руками перед отправкой. В обоих сверху стоит банковский блок (банк получателя, БИК, корреспондентский и расчётный счёт), ниже таблица позиций, итог, НДС и сумма прописью. Сумма прописью — не украшение: это защита от дорисованной цифры, и без неё счёт выглядит самодельным.
Сумма каждой строки — количество на цену. Итог — сумма строк. НДС считается двумя способами: «сверху» прибавляется к итогу, «в том числе» выделяется из него и итог не меняет. Самозанятые и ИП на УСН НДС не платят — оставьте ставку пустой, и в счёте встанет «Без налога (НДС)», как и положено.
Может ли самозанятый выставлять счета? Да. Счёт — не налоговый документ, а предложение оплатить. Самозанятому после оплаты нужно ещё сформировать чек в приложении «Мой налог» — счёт его не заменяет.
Нужна ли печать? ИП и самозанятому — нет, достаточно подписи. Организации — по уставу.
Чем счёт отличается от сметы? Смета объясняет цену и обсуждается. Счёт цену уже не обсуждает — он просит перевести конкретную сумму на конкретный счёт.
Сколько дней действует счёт? Сколько укажете; по умолчанию 5. Срок дисциплинирует оплату и защищает вас, если цены изменились.
Сколько налога отложить с этой суммы? Посчитайте в калькуляторе налога — он покажет, сколько из полученного не ваше.
Счёт — третий шаг цепочки. Сначала смета показывает клиенту, из чего складывается цена, потом договор фиксирует условия, счёт запускает платёж, а акт приёма-передачи закрывает сделку. Каждый документ собирается за минуту и на тех же данных.